79 0

ЭЦП - гайд для тех кто еще подписыват документы вручную

Электронная подпись - быстро, просто, удобно!
  •     Равно, как и документация на бумажном носителе, электронные версии многих бумаг, имеющих судьбоносное значение для организации должны быть подписаны в электронном виде. До этого момента они не имеют юридической силы и не могут быть применены Вами в рамках любых официальных мероприятий. Внедрение такого инструмента, как электронная цифровая подпись дало множество плюсов владельцам и руководителям бизнеса.

        Тем не менее, не смотря на уже изрядный срок использования ЭЦП, по сей день у многих возникают вопросы по ее правильному применению ввиду того, что документы и бланки для которых применяется ЭЦП зачастую имеют сильные различия. Сегодня мы объясним, как осуществлять подпись документов в электронном виде при помощи ЭЦП.

Корректное подписание

    Как всегда, предлагаем начать с нормативной базы. Основным регулирующим законодательным актом в отношении ЭЦП является Федеральный закон № 63-ФЗ, там изложены принципы и основы действия электронной подписи.

    Наиболее частым форматом документов, используемых сегодня пользователями являются документы составленные в MS Office версии от 2003 до 2015 года включительно, но это не является каким-либо ограничением. Документы составленные в других форматах также могут быть подписаны электронной подписью.

    Самое главное при использовании ЭЦП - корректное формирование пакета документов и его дальнейшее подписание.


При использовании продукции от Microsoft


Давайте пошагово разберемся, что требуется, если надо подписать электронно файл целиком:


  1. Определяем то место в документе, где надо расположить подпись и переводим туда знак курсора.

  2. В меню “Вставка” последовательно переходим по пунктам “Текст” -> “Строка подписи” -> “Строка подписи “MSOffice”.

  3. После появления диалогового окна надо провести настройку Вашей подписи. Потребуется указать персональные данные подписанта.

  4. Совершенно не обязательно подписывать все документы одним и тем же лицом. Вы можете сформировать несколько подписей, выполняя шаги описанные выше.


После выполнения всех действий описанный выше Вы можете подписывать ЭЦП отдельные строки - это очень часть требуется при составлении бухгалтерской документации. Для этого необходимо:

  1. Выделяете строку, которую хотите подписать и выбираете окошко “подписать”

  2. Необходимо выбрать изображение подписи в отсканированном формате.

  3. Рядом с обозначением “Х”, надо указать имя, после этого будет отображен печатный вариант цифровой подписи.

  4. Работая на планшетном пк у Вас будет возможность ввести подпись при помощи рукописного ввода.

  5. Нажмите на кнопку с надписью “подписать”.


При использовании иного ПО


    Какие документы можно подписывать при помощи электронной подписи? По большому счету тут ограничений нет никаких и фактически руководитель организации может подписать электронно любой официальный документ. Договора, бланки отчетности, электронные письма - список весьма обширен. Однако есть некоторые нюансы.

    Например, для подписания при помощи ЭЦП электронного письма, необходимо будет внести некоторые изменения в работу почтового клиента Outlook. От Вас потребуется изменение настроек безопасности программы, а в имени конфигурации будет нужно прикрепление сертификата и указание информации о подписанте.

    В случае, электронного заверения документа в отсканированном формате, потребуется установка дополнительного ПО на Ваш компьютер. В зависимости от Вашего выбора ПО функционал может различаться, но подписание файла по общему правилу производится через правый клик мыши и диалоговое окно выбрать опции программы и функцию “подписать”

    Если Вы хотите подписать архивный файл, содержащий в себе целый пакет документов (а это часть требуется при участии в тендерах на поставку товаров и услуг для государственных нужд), также потребуется установка стороннего ПО, действующего, как и в случае со сканами по стандартным правилам.

    Существующие варианты программного обеспечения, предназначенного для заверения документов электронной подписью на сегодняшний день позволяют подписывать практически все форматы файлов. При этом юридическая сила такой подписи является равной силе подписи поставленной в “живую” и может быть использована в любых законных правоотношениях.

Комментарии

Комментариев нет. Стеньте первым!

Комментировать

Оставляя комментарий, Вы соглашаетесь с Политикой Конфиденциальности